Datenschutz für Unternehmen

Optionaler KI-Formularassistent

Der KI-Assistent erstellt leere Formularentwürfe oder schlägt Änderungen an einer Formularstruktur vor. Er ist derzeit als Pilot für freigegebene, angemeldete Konten eingerichtet; seine sichtbare Oberfläche ist keine allgemeine Zugangsfreigabe. Die Nutzung ist freiwillig. Ohne KI kannst du Formulare weiterhin selbst bearbeiten. Vor einer Anfrage kannst du die zu übertragenden Angaben ansehen und musst die Übertragung ausdrücklich bestätigen.

Übertragen werden deine Beschreibung, die gewählte Formularsprache, gegebenenfalls eine bereinigte aktuelle Formularstruktur oder eine öffentliche Ausgangsvorlage und bis zu sechs vorherige Gesprächsnachrichten. Supabase prüft deine Anmeldung und leitet die Anfrage serverseitig an die OpenAI API weiter. Konto-ID und E-Mail werden dabei nicht als eigene Felder an OpenAI mitgegeben. Ausgefüllte Antwortwerte, Fotos, gezeichnete Unterschriften, Logo und Rücksendeadresse werden aus der Formularstruktur ausgeschlossen. Freie Beschreibungen, Feldtexte und Gesprächsnachrichten können trotzdem personenbezogene oder vertrauliche Angaben enthalten: bitte vor jeder Anfrage entfernen. Die Bereinigung ist keine garantierte Anonymisierung.

Der Gesprächsverlauf bleibt im aktuellen Seitenzustand und wird für Folgeanfragen teilweise erneut übertragen; Tabfields speichert ihn nicht in seinen Anwendungstabellen. Übernommene Formulare unterliegen anschließend der von dir gewählten lokalen oder Kontospeicherung. Es gibt kein automatisches dauerhaftes Lernen oder Fine-Tuning aus deinen Eingaben. Die API wird mit store:false aufgerufen. Das ist keine Zusicherung einer Null-Aufbewahrung: OpenAI kann Sicherheitsprotokolle grundsätzlich bis zu 30 Tage speichern; Ausnahmen sind möglich. API-Inhalte werden laut Anbieter standardmäßig nicht zum Modelltraining verwendet. Eine ausschließlich europäische KI-Verarbeitung ist für diese Einrichtung nicht nachgewiesen.

Die angeforderte KI-Erstellung beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sicherheits- und Kontingentzähler dienen Missbrauchsschutz und Kostenbegrenzung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sie enthalten Konto-ID, Tages-/Monatsbezug, Anzahl und letzten Nutzungszeitpunkt, keine Prompts. Seit mehr als 35 Tagen unveränderte Einträge werden täglich bereinigt. Bei Kontolöschung werden die zugehörigen persönlichen KI-Zähler entfernt; globale Summen bleiben ohne Kontozuordnung bestehen. Die eigenen Löschjob-Protokolle werden nach sieben Tagen bereinigt. Zeitplan- oder Dienstausfälle können eine Bereinigung verzögern. Das KI-Ergebnis ist ein Vorschlag, den du selbst prüfst und übernimmst; daraus folgen keine automatisierten Entscheidungen über Personen.

Freiwillige Vorlagenvorschläge

„Als Vorlage vorschlagen“ ist eine eigene, freiwillige Aktion mit bearbeitbarer JSON-Vorschau und gesonderter Bestätigung zur Prüfung und möglichen Veröffentlichung. An Supabase gehen nur die bereinigte Formularstruktur sowie eine erzeugte Kennung, Zeitpunkt und Bearbeitungsstatus. Gespräch und ausgefüllte Antworten werden nicht beigefügt; für diese Einreichung erfolgt kein zusätzlicher OpenAI-Aufruf. Eine Konto- oder Kontaktzuordnung wird im Vorschlag nicht gespeichert. Die getrennten Nutzungszähler können deine Konto-ID enthalten.

Bitte reiche ausschließlich allgemeine Vorlagen ohne persönliche oder vertrauliche Inhalte ein. Ein Filter für offensichtliche Kontaktdaten bietet keine vollständige Anonymisierung. Die Prüfung erfolgt manuell; eine Einreichung wird nicht automatisch veröffentlicht. Soweit dabei personenbezogene Angaben verarbeitet werden, ist Grundlage die freiwillige Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ein Widerruf ist über die Kontaktadresse möglich und wirkt für die Zukunft. Die übrigen Funktionen bleiben ohne Einreichung nutzbar.

Vorlagenvorschläge werden spätestens im täglichen Löschlauf nach Ablauf von 90 Tagen seit Einreichung aus der Vorschlagstabelle entfernt, unabhängig vom Prüfstatus. Eine vorherige manuelle Löschung ist möglich. Bei Dienstausfällen kann sich der Lauf verzögern. Vorschläge werden durch Kontolöschung nicht automatisch entfernt, weil keine Kontozuordnung besteht. Für Auskunft, Widerruf oder vorzeitige Löschung nenne bitte Titel, ungefähren Zeitpunkt oder einen wiedererkennbaren Ausschnitt. Eine nach manueller Prüfung übernommene allgemeine öffentliche Vorlage ist von der Vorschlagstabelle getrennt. Bereits von Dritten angefertigte Kopien können wir nicht zurückholen.

Projekte, Firmendesign und Löschumfang

Projekte können Protokolle, Teilnehmende, Zuständigkeiten, Aufgaben, Termine, Ziele und Beschlüsse enthalten. Sie werden zunächst lokal gespeichert. Erst „Im Konto speichern“ schaltet die Synchronisation für das gewählte Projekt ein; danach werden Änderungen bei Anmeldung und Verbindung automatisch an Supabase übertragen. Offline-Änderungen werden lokal vorgemerkt. Bis zu 20 Kontoprojekte mit jeweils den letzten 20 gespeicherten Ständen sind vorgesehen. Projekte sind dem Erstellerkonto zugeordnet und nicht öffentlich freigegeben. Rechtsgrundlage für die angeforderte Kontosynchronisation ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Kontodokumente können Texte, Tabellen, Bilder und gezeichnete Unterschriften enthalten. Kopf-/Fußzeilen, Firmenname, Farben und Logo gehören zum bewusst gespeicherten Firmendesign oder zur Vorlage. Berechnungen und PDF-Erstellung laufen im Browser. Der technische Abo-/Berechtigungsstatus kann im Konto gespeichert sein; eine Bezahlfunktion ist derzeit nicht aktiv. Textformatierungen einschließlich selbst gewählter Schriftfarben gehören zum Dokumentinhalt und werden mit der gewählten lokalen oder Kontovorlage gespeichert; die PDF-Erstellung erfolgt weiterhin im Browser.

Der eigenständige Rechnerbereich wird nicht mehr angeboten. Im Dokumentbaukasten bleiben Positionen, Menge × Einzelpreis, Summen, Rabatte und Steuern über Zahlenfelder und Formeln verfügbar. Diese Berechnungen und die PDF-Erstellung erfolgen lokal im Browser; Dokumente mit Rechenbausteinen können derzeit nur lokal bzw. als JSON gespeichert werden, nicht im Konto. Frühere lokale Rechnerentwürfe werden nicht mehr gelesen und nicht automatisch gelöscht; du kannst sie über die Browserdatenverwaltung entfernen.

Kontoprojekte und ihre Stände, Kontodokumente, Kontovorlagen und Firmendesign bleiben bis zur jeweiligen Löschung oder Kontolöschung erhalten. Bei gemeinsamen Dokumenten gilt zusätzlich Abschnitt 12. Kontolöschung entfernt diese dem Konto zugeordneten Inhalte und Links; die abweichenden Regeln für KI-Zähler und Vorlagenvorschläge stehen oben. Lokale Kopien, heruntergeladene PDFs und JSON-Dateien sowie Kopien bei Empfängern werden nicht entfernt. Auf geteilten Geräten musst du Browserdaten selbst löschen. Eigene Formular- und Dokumentvorlagen sowie Projekte im Konto kannst du auch direkt im Dashboard nach einer Sicherheitsabfrage löschen. Bei Projekten werden auch die gespeicherten Kontostände entfernt. Vorhandene lokale Projektkopien bleiben erhalten und werden auf diesem Gerät von der Synchronisation getrennt. Bei Formularvorlagen werden zugehörige dauerhafte Ausfülllinks ebenfalls gelöscht.

Unternehmensnutzung, Dienstleister und Sicherungen

Für Websitebetrieb, Kontoverwaltung, Kontakt und Missbrauchsschutz ist Sascha Sori Verantwortlicher. Wenn dein Unternehmen Angaben von Beschäftigten, Kunden oder anderen Personen in Tabfields verwendet, muss es Zweck, Rechtsgrundlage, Information, Zugriffsrechte und Aufbewahrung selbst festlegen. Soweit Tabfields Inhalte im Auftrag deines Unternehmens serverseitig verarbeitet, ist ein passender Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO vor diesem Einsatz erforderlich. Die Unternehmensübersicht und öffentliche Anbieterlinks ersetzen ihn nicht. Ein eigener Firmenkunden-AVV wird derzeit nicht zum Abschluss oder Download angeboten; kontaktiere uns vor einem entsprechenden Einsatz.

Beteiligt sind je nach Funktion ChatGPT Sites/OpenAI und technische Auslieferungs-/Sicherheitsdienste einschließlich Cloudflare, Supabase für Konto, Inhalte und KI-Vermittlung, OpenAI für KI-Anfragen sowie Zoho Mail für Login-E-Mails und Kontakt. Bei bewusstem PDF-Versand kommen die von dir gewählte App, ihr Anbieter und der Empfänger hinzu. Der Supabase-Datenbankstandort Frankfurt ist keine Zusicherung ausschließlich europäischer Verarbeitung. Für internationale Übermittlungen sind die tatsächlich geltenden Vereinbarungen und Garantien des jeweiligen Dienstes maßgeblich; konkrete Vertragsnachweise kannst du anfragen.

Für Datenbank-Sicherungen kann außerdem GitHub Actions den Dump vor der Verschlüsselung auf einem Runner verarbeiten. Erst das verschlüsselte Archiv wird in Backblaze B2 abgelegt. Eine ausschließlich europäische Runner-Verarbeitung ist nicht bestätigt. Zur Wiederherstellung können verschlüsselte Datenbank-Sicherungen in einem privaten Backblaze-B2-Speicher aufbewahrt werden. Solche Sicherungen können damals enthaltene Kontoinhalte, Antworten, Bilder, Unterschriften und KI-Zähler enthalten. Ein manueller Sicherungslauf ist dokumentiert; ein laufender täglicher Sicherungsplan und eine verbindliche Löschfrist des gesamten Sicherungsbestands sind nicht bestätigt. Eine Löschung im aktiven System entfernt keine schon vorhandene Sicherungskopie. Sicherungen dienen der Wiederherstellung und sind keine öffentlich abrufbaren Dateien. Anbieterfristen für technische Hosting-, Authentifizierungs-, Mail- und Sicherheitsprotokolle sind nicht vollständig verifiziert; Auskunft hierzu ist über die Kontaktadresse möglich.

Mehrere Anbieter beziehen ihre Datenschutzvereinbarung in bestehende Nutzungsbedingungen ein; ein separat signiertes PDF ist daher nicht immer vorgesehen. Anbieterfassungen und Einbeziehungsregeln sind geprüft. Konkrete Kontozuordnungen und Sonderbedingungen bleiben gesondert nachzuweisen; bei Zoho ist der angebotene DPA-Signaturablauf zu prüfen. Eine Unterschrift oder ein vollständiger individueller Vertragsnachweis wird hier nicht behauptet.

Externe Anbindungen und Änderungen

WordPress, Shopify, ChatGPT/OpenAI als externe Erweiterung und Make sind geplant, derzeit aber nicht als produktive Tabfields-Anbindungen eingerichtet. Sie sind vom oben beschriebenen eingebauten KI-Assistenten zu unterscheiden. Auch eine direkte Google-Drive-/SharePoint-Anbindung ist nicht aktiv. Wenn du einen PDF-Download selbst in einen synchronisierten Ordner speicherst, verarbeitet anschließend dein selbst eingerichteter Cloud-Dienst die Datei. Tabfields erhält dadurch keine Cloud-Zugriffsrechte.

Vor Aktivierung neuer Anbindungen werden die konkreten Daten, Empfänger, Berechtigungen, Aufbewahrung und Vertragsgrundlagen ergänzt. Geplant ist zunächst: neuen Entwurf vorbereiten, in Tabfields öffnen und vom Nutzer prüfen und bewusst übernehmen lassen. Ein automatischer Versand oder Änderungen an fremden Bestellungen, Rechnungen und Zahlungen sind nicht Bestandteil dieses Plans.