TRANSPARENT VON ANFANG AN

Datenschutz

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website ist:

Sascha Sori
Am Güßgraben 23
85055 Ingolstadt
Deutschland
E-Mail: contact@topdf.me
Telefon: +49 174 3013383

2. Aufruf der Website und Hosting

Beim Aufruf dieser Website werden technisch erforderliche Zugriffsdaten verarbeitet. Dazu können insbesondere die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, die angeforderte Seite, Referrer-Informationen sowie Angaben zu Browser, Betriebssystem und übertragener Datenmenge gehören.

Die Website auf tabfields.com wird über ChatGPT Sites von OpenAI gehostet und kann über dessen technische Dienstleister einschließlich Cloudflare ausgeliefert werden. OpenAI und eingesetzte technische Dienstleister können Zugriffsdaten für die Auslieferung, Sicherheit und den Betrieb der Website verarbeiten. Informationen zu beteiligten Dienstleistern findest du in der Unterauftragnehmerliste von OpenAI und in der Datenschutzerklärung von Cloudflare.

Eine ausschließliche Verarbeitung in Deutschland oder der EU ist für dieses Hosting nicht zugesichert. Technische Zugriffsdaten können daher auch außerhalb der EU bzw. des EWR verarbeitet werden. Für solche Übermittlungen nennt die Vereinbarung zur Datenverarbeitung für ChatGPT Sites EU-Standardvertragsklauseln oder einen Angemessenheitsbeschluss als Grundlage, soweit sie jeweils anwendbar sind. Wenn du hierzu Auskunft für einen konkreten Vorgang brauchst, kontaktiere uns unter der oben genannten E-Mail-Adresse.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der sicheren und zuverlässigen Bereitstellung dieses Webangebots. Zugriffsdaten werden gelöscht, sobald sie für diese Zwecke nicht mehr erforderlich sind, soweit keine gesetzlichen Pflichten oder berechtigten Sicherheitsinteressen eine längere Aufbewahrung erfordern.

3. Baukasten, lokale Speicherung und PDF-Erstellung

Die folgenden Angaben zur lokalen Verarbeitung gelten für den normalen Browser-Modus. Die optionale gemeinsame Bearbeitung verwendet Server-Speicherung; siehe Abschnitt 12.

Änderungen am aktuellen Entwurf werden automatisch im Sitzungsspeicher dieses Browsers abgelegt. Der Entwurf kann beim Schließen des Tabs verloren gehen. Ohne Anmeldung speichert „Vorlage speichern“ die Vorlage dauerhaft auf diesem Gerät; nach der Anmeldung speichert „Vorlage im Konto speichern“ sie bei Supabase (siehe Abschnitt 11). „Design anwenden und speichern“ legt das Design als lokale Voreinstellung ab und wendet es auf den Entwurf an; erst beim Speichern oder Freigeben im Konto wird es mit der Vorlage übertragen. Deine bewusst gewählte Sprache wird lokal gespeichert. Frühere lokale Entwürfe kannst du unter „Meine Vorlagen“ öffnen oder löschen. Über „JSON sichern“ lädst du die aktuelle Vorlage auf dein Gerät herunter. Der lokale JSON-Import öffnet die Vorlage nur in diesem Browser. „Kontovorlagen importieren“ überträgt dagegen nach deiner Bestätigung die Vorlagen samt enthaltenem Design aus der gewählten Datei in dein angemeldetes Konto bei Supabase. Lokale Daten kannst du über die Browsereinstellungen löschen.

Dokumentmodus: Im Dokumentmodus werden der aktuelle Dokumententwurf und bewusst gespeicherte Dokumentvorlagen einschließlich Texten, Tabellen, verkleinerten Bildern und Design dauerhaft im lokalen Speicher dieses Browsers abgelegt. Ohne ausdrückliches Speichern im Konto werden diese Dokumentinhalte nicht an unseren Server übertragen. Mit Anmeldung kannst du Dokumentvorlagen einschließlich Texten, Bildern und gezeichneten Unterschriften sowie dein Firmendesign bewusst im Konto speichern. Diese Daten liegen dann bei Supabase und stehen auf deinen Geräten zur Verfügung; auch der Abo-Status und sein Gültigkeitsende werden dort verwaltet. Kontovorlagen und Firmendesign bleiben bis zu ihrer Löschung oder der Kontolöschung gespeichert. Während der Testphase ist dafür kein Abo erforderlich. PDFs werden weiterhin im Browser erzeugt. Sie bleiben bis zum Ersetzen, Löschen über „Lokalen Entwurf löschen“ beziehungsweise die Vorlagenliste oder Löschen des Browserspeichers erhalten. Personen mit Zugriff auf diesen Browser können sie öffnen. JSON-Sicherungen enthalten den vollständigen Dokumentinhalt und die Bilder; lokale Importe werden nur im Browser geöffnet. Speichere wichtige Inhalte zusätzlich als JSON oder PDF, da Browserdaten verloren gehen können.

Bei einem lokalen Ausfüll-Link, QR-Code oder Einbettungscode ist die Vorlage in der Link-Adresse enthalten. Dauerhafte Kontolinks enthalten stattdessen eine Kennung, über die die gespeicherte Vorlage abgerufen wird (siehe Abschnitt 11). Wer den Link besitzt, kann Titel, Beschreibungen, Fragen, Auswahlmöglichkeiten und gegebenenfalls Branding der Vorlage sehen und den Link weitergeben. Beim Aufruf kann die vollständige Link-Adresse bei den Hosting-Dienstleistern als technisches Zugriffsdatum anfallen. Trage deshalb keine vertraulichen Angaben, Gesundheitsdaten oder personenbezogenen Vorbelegungen in die Vorlage ein. Antworten sind nicht Bestandteil der Link-Adresse. Normale Ausfüll-Links übertragen keine Antworten zur Server-Speicherung; gemeinsame Dokumente verwenden die in Abschnitt 12 beschriebene Speicherung.

Im normalen Browser-Modus werden Antworten, ausgewählte Fotos, gezeichnete Unterschriften und das erzeugte PDF ausschließlich auf deinem Gerät verarbeitet und nicht zur Speicherung an unseren Server gesendet. Fotos werden auf deinem Gerät verkleinert. Ohne freiwillige Zwischenspeicherung gehen Antworten beim Neuladen oder Schließen der Seite verloren. Bei normalen Ausfüll-Links kannst du „Auf diesem Gerät zwischenspeichern“ aktivieren. Antworten, verkleinerte Fotos und gezeichnete Unterschriften werden dann ausschließlich im lokalen Speicher dieses Browsers abgelegt. Über denselben Link kannst du sie innerhalb von sieben Tagen ausdrücklich fortsetzen oder über „Gespeicherte Antworten löschen“ entfernen. Ausschalten entfernt die gespeicherte Kopie ebenfalls; die geöffneten Eingaben bleiben erhalten. Abgelaufene Kopien werden beim nächsten Öffnen eines normalen Ausfüll-Links entfernt, nicht bei geschlossenem Browser. Verwende die Funktion nur auf einem eigenen Gerät; andere Personen mit Zugriff auf diesen Browser können gespeicherte Angaben öffnen. Bei fehlendem Speicherplatz wird die Zwischenspeicherung beendet und ein Hinweis angezeigt. Die Funktion gilt nicht für gemeinsame Dokumente. Warnungen beim Verlassen hängen vom Browser ab und schützen nicht vor jedem Verlust, etwa wenn eine mobile App beendet wird. Bei gemeinsamen Dokumenten werden ausdrücklich gespeicherte Antworten einschließlich Fotos und Unterschriften dagegen an Supabase übertragen; siehe Abschnitt 12. Heruntergeladene PDFs und Exporte liegen auf deinem Gerät. Beim Teilen über eine andere App richtet sich die weitere Verarbeitung nach diesem Dienst.

4. Browserspeicher, Schriftarten und Analyse

Cloudflare Web Analytics ist deaktiviert. Wir binden keine Skripte zur Besucheranalyse, Werbeverfolgung oder Erstellung von Nutzungsprofilen ein. Schriftarten werden von dieser Website geladen, nicht von externen Schriftanbietern. Es gibt keinen Newsletter. Der lokale Browser- und Sitzungsspeicher wird für Entwürfe, ausdrücklich gespeicherte Vorlagen, Design, deine Sprachwahl und die angeforderte Anmeldung verwendet. Technische Zugriffsdaten für Hosting und Sicherheit fallen weiterhin an (siehe Abschnitt 2).

5. Kontaktaufnahme

Wenn du uns per E-Mail oder Telefon kontaktierst, verarbeiten wir die von dir mitgeteilten Kontaktdaten und den Inhalt deiner Anfrage, um dein Anliegen zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit es um eine vorvertragliche Anfrage geht, oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für sonstige Anfragen. Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Für den Empfang und die Bearbeitung von E-Mails verwenden wir Zoho Mail. Wenn du uns schreibst, werden deine E-Mail-Adresse, die Nachricht und gegebenenfalls Anhänge über diesen Dienst verarbeitet. Weitere Informationen findest du in der Datenschutzerklärung von Zoho. Eine ausschließliche Verarbeitung innerhalb der EU können wir für die E-Mail-Kommunikation nicht zusichern.

Bitte übermittle vertrauliche Dokumente nur, wenn dies für dein Anliegen erforderlich ist.

6. Weitere geplante Funktionen

Google-Anmeldung, automatische Einreichung, Zahlungen und WhatsApp-Verarbeitung sind nicht Bestandteil dieser aktuellen Website-Funktion. Vor deren Aktivierung wird diese Datenschutzerklärung um die dann tatsächlich beteiligten Anbieter und Datenverarbeitungen ergänzt.

7. Deine Rechte

Du hast nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung sowie auf Datenübertragbarkeit. Du kannst einer Verarbeitung widersprechen, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen dafür vorliegen. Sofern eine Verarbeitung auf deiner Einwilligung beruht, kannst du diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zur Ausübung deiner Rechte genügt eine Nachricht an contact@topdf.me.

Wenn du in Brasilien wohnst, können dir zusätzlich Rechte nach der brasilianischen Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) zustehen. Auch solche Anfragen kannst du an diese E-Mail-Adresse richten. Lokal gespeicherte Vorlagen und Entwürfe kannst du nur in deinem Browser selbst öffnen oder löschen; wir haben keinen Zugriff darauf.

8. Beschwerderecht

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, etwa beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht oder bei der für deinen Aufenthaltsort zuständigen Behörde. In Brasilien kannst du dich bei der Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) informieren.

9. Datensicherheit

Die Website und die Datenübertragung verwenden HTTPS. Gemeinsame Dokumente sind nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt: gespeicherte Inhalte werden serverseitig verarbeitet und sind nicht ausschließlich für die Beteiligten lesbar. Der Ersteller und Personen mit einem gültigen Link erhalten Zugang; eingesetzte Dienstleister und berechtigte Betreiber können im Rahmen des Betriebs Zugriff haben. Ein gültiger Link ersetzt keine Identitätsprüfung. Bereits heruntergeladene Dateien oder angefertigte Kopien werden durch Link-Widerruf oder Server-Löschung nicht entfernt.

10. Aktualität dieser Erklärung

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich die Website, die eingesetzten Dienste oder die gesetzlichen Anforderungen ändern.

Stand: 29. Oktober 2026

11. Optionales Konto, Kontovorlagen und dauerhafte Links

Du kannst den Baukasten ohne Konto verwenden. Für die freiwillige Anmeldung per E-Mail-Code und ausdrücklich gespeicherte Kontovorlagen nutzen wir Supabase Pte. Ltd. Das eingerichtete Datenbankprojekt liegt in Frankfurt (eu-central-1). Verarbeitet werden deine E-Mail-Adresse, Konto-ID, Anmelde- und Erstellungszeitpunkte sowie bewusst gespeicherte Vorlagennamen, Fragen, Beschreibungen, Farben, eine optionale Rücksendeadresse und gegebenenfalls ein Firmenlogo. Beim Zugriff auf die Konto- und Linkfunktionen fallen auch technische Daten wie IP-Adresse und Protokolldaten an. Die Login-E-Mail wird über Zoho Mail versendet; dabei werden Empfängeradresse, Code und technische Zustelldaten verarbeitet.

Vorhandene lokale Vorlagen werden nicht automatisch hochgeladen. Im normalen Browser-Modus bleiben Antworten, Empfängerfotos, gezeichnete Unterschriften und erzeugte PDFs im Browser. Für gemeinsame Dokumente gilt Abschnitt 12. Ein bewusst hochgeladenes Firmenlogo wird im Browser verkleinert und mit der Vorlage gespeichert. Wenn du einen dauerhaften Link erstellst, wird eine feste Kopie der Vorlage gespeichert. Jeder mit diesem Link kann die Vorlage einschließlich Branding lesen; Antworten werden nicht mitgespeichert. Ändern der Vorlage ändert bereits veröffentlichte Link-Versionen nicht.

Beim Kontoimport werden neue Kopien der Vorlagen einschließlich Sprache, Kategorie und enthaltenem Design gespeichert. Vorhandene Vorlagen werden nicht überschrieben; alte Freigabelinks und Kontozuordnungen aus der Datei werden nicht übernommen. „Alle Kontovorlagen herunterladen“ exportiert die E-Mail-Adresse des angemeldeten Kontos, dessen gespeicherte Vorlagen und Informationen zu Freigaben als JSON-Datei auf dein Gerät. Frühere freigegebene Vorlagenstände werden dadurch nicht vollständig gesichert. Lokale Vorlagen, ausgefüllte Antworten und PDFs gehören nicht zu diesem Kontoexport. Bewahre die Exportdatei geschützt auf, da sie personenbezogene Angaben enthalten kann.

Du kannst Kontovorlagen und Links löschen bzw. widerrufen und Kontodaten herunterladen. Kontodaten bleiben bis zur Löschung gespeichert; das Löschen einer Vorlage entfernt auch ihre dauerhaften Links. Unter „Konto löschen“ werden dein Konto, Kontovorlagen, Links, Projekte sowie gemeinsame Dokumente einschließlich ihrer Versionen gelöscht. Dafür ist eine erneute Anmeldung innerhalb der letzten fünf Minuten erforderlich. Lokale Browserdaten werden nicht mitgelöscht. Technische Protokolle und gegebenenfalls vorhandene Sicherungskopien können nach den jeweiligen Anbieterfristen länger erhalten bleiben; wir garantieren keine sofortige Entfernung aus solchen Sicherungen. Die Anmeldung wird im Sitzungsspeicher dieses Browsers gehalten; beim Abmelden wird die lokale Sitzung beendet.

Rechtsgrundlage für das angeforderte Konto und die Speicherung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Sicherheit und Missbrauchsschutz Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Trotz Datenbankstandort Frankfurt können insbesondere Mailversand, Support und technische Dienstleister Daten außerhalb der EU verarbeiten. Informationen: Supabase Datenschutz, Supabase Auftragsverarbeitung und Zoho Datenschutz.

Projektmodus: Projekte mit Protokollen, Teilnehmenden, Verantwortlichen, Zielen, Ergebnissen, Beschlüssen, Aufgaben und Meilensteinen werden zunächst dauerhaft in diesem Browser gespeichert. Erst „Im Konto speichern“ aktiviert die Kontosynchronisation für das gewählte Projekt. Danach werden Änderungen bei bestehender Verbindung und Anmeldung automatisch an Supabase übertragen; Offline-Änderungen werden lokal vorgemerkt. Auf anderen Geräten kannst du die Projekte nach Anmeldung gezielt laden. Projekte sind dem Erstellerkonto zugeordnet und werden nicht öffentlich freigegeben. Bis zu 20 Kontoprojekte und die letzten 20 gespeicherten Stände je Projekt bleiben bis zur Löschung gespeichert. „Aus Konto löschen“ entfernt das Projekt einschließlich seiner Kontostände; die Kontolöschung entfernt ebenfalls Projekte und Stände. „Vom Gerät löschen“ entfernt nur die lokale Kopie. Lokale Kopien bleiben beim Abmelden und bei der Kontolöschung auf dem Gerät. Auf gemeinsam genutzten Geräten solltest du sie selbst entfernen. Projekt-JSON-Dateien sichern lokale Inhalte; der Kontodownload enthält zusätzlich die Kontoprojekte und ihre aufbewahrten Stände. Für diese freiwillige Kontospeicherung gelten die Hinweise zur Verarbeitung, Rechtsgrundlage und technischen Protokollen aus Abschnitt 11.

12. Optionale gemeinsame Bearbeitung

Der Browser-Modus bleibt die Standardeinstellung. Nur angemeldete Nutzer können im Baukasten „Zur Weiterbearbeitung übergeben“ aktivieren und ein gemeinsames Dokument erstellen. Bei dieser Variante werden die Vorlagendefinition sowie ausdrücklich gespeicherte Antworten, verkleinerte Fotos und gezeichnete Unterschriften auf dem eingerichteten Supabase-Server gespeichert. Die PDF-Erstellung erfolgt weiterhin auf dem Gerät. Die Aussagen zur ausschließlich lokalen Verarbeitung in Abschnitt 3 gelten für den Browser-Modus.

Der Ausfüllende sieht den Server-Hinweis vor der Eingabe. Eingaben werden nicht automatisch hochgeladen, sondern erst mit „Stand speichern“, „Weitergeben“ oder „Abschließen“. Jeder mit dem vollständigen Übergabe-Link kann das Dokument lesen und im offenen Zustand bearbeiten. Die Links ersetzen keine Identitätsprüfung. Bei der Übergabe wird der bisherige Link ungültig; beim Abschluss wird der Stand gegen weitere Bearbeitung gesperrt. Vorherige gespeicherte Stände bleiben für den Ersteller erhalten.

Übergabe-Links laufen 30 Tage nach Erstellung ab. Gespeicherte Dokumente und Versionen bleiben bis zur Löschung durch den Ersteller oder zur Kontolöschung erhalten; ein abgelaufener Link bedeutet keine automatische Datenlöschung. Der Ersteller kann unter „Meine Vorlagen“ gemeinsame Dokumente löschen und ihren Versionsverlauf herunterladen. Dieser Verlauf kann Antworten, Fotos und Unterschriften enthalten und gehört nicht zum Kontovorlagen-Export. Für Protokolle, Sicherungskopien und internationale technische Verarbeitung gelten die Hinweise aus Abschnitt 11.

Die gemeinsame Speicherung dient dazu, einen Bearbeitungsstand geräteübergreifend abzurufen, nacheinander zu ergänzen, weiterzugeben und abzuschließen. Gespeichert werden die Zuordnung zum Erstellerkonto, Vorlagendefinition, Antworten, Fotos, Unterschriften, Versionsnummern, Aktionen und Zeitpunkte. Die angeforderte Bereitstellung für den Ersteller erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Sicherheit und Missbrauchsschutz auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wer Daten anderer Personen verarbeitet, muss für seinen Anwendungsfall die erforderliche Rechtsgrundlage und Information der Betroffenen sicherstellen.

Der Ersteller kann gemeinsame Dokumente und alle zugehörigen Versionen löschen; die Kontolöschung entfernt sie ebenfalls. Für Auskunft, Berichtigung oder Löschung von Angaben in einem erhaltenen Dokument kannst du den Ersteller oder uns unter contact@topdf.me kontaktieren. Ungespeicherte Änderungen verbleiben auf der geöffneten Seite; beim Neuladen werden sie verworfen. Die Nutzung ist freiwillig. Pflichtfelder legt der Ersteller fest; fehlen erforderliche Angaben, kann der Abschluss verhindert werden. Es erfolgen keine automatisierten Entscheidungen oder Profilbewertungen anhand der Antworten.

13. Rücksendeadresse und E-Mail-Weitergabe

Der Ersteller kann eine optionale Rücksende-E-Mail-Adresse hinterlegen. Diese ist Teil der Vorlage, ihrer JSON-Exporte und Ausfüll-Links und wird bei Kontovorlagen oder gemeinsamen Dokumenten auch auf dem Server gespeichert. Empfänger können die Adresse sehen. Trage nur eine Adresse ein, die du für diesen Zweck verwenden darfst.

„E-Mail öffnen“ übergibt die Rücksendeadresse, den Dokumenttitel als Betreff und einen allgemeinen Nachrichtentext an die gewählte E-Mail-Anwendung. Ausgefüllte Antworten werden dabei nicht in den Nachrichtentext übernommen. Die PDF wird nicht automatisch angehängt oder versendet. Anhängen und Senden erfolgen durch den Nutzer; die anschließende Verarbeitung erfolgt beim gewählten Mailanbieter und beim Empfänger. Die Website versendet diese Rücksendung nicht selbst.